Архивный отдел администрации Октябрьского района

Адрес: 628100, пгт. Октябрьское, Ханты-Мансийский автономный округ-Югра, ул. Ленина, 11

№ кабинета	Должность	ФИО	Телефон	E-mail
	Заведующий отделом	Доминова Екатерина Анатольевна	(34678) 2-81-04 (34678) 2-14-84	arhiv@oktregion.ru

Задачи архивного отдела
администрации Октябрьского района (далее – Отдела)

1. Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь населения Октябрьского района, и составляющих историко-культурное наследие Октябрьского района, в том числе и относящихся к государственной собственности Ханты – Мансийского автономного округа – Югры.

2. Информационное обеспечение органов государственной власти, органов местного самоуправления Октябрьского района, городских и сельских поселений в границах Октябрьского района, удовлетворение прав юридических лиц, общественных организаций и граждан на архивную информацию, организация использования архивных документов.

3.Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов в органах местного самоуправления, муниципальных учреждениях, организациях и предприятиях Октябрьского района, содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании документов их архивов.

4. Реализация отдельных государственных полномочий Ханты – Мансийского автономного округа – Югры по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты – Мансийского автономного округа – Югры, находящихся на территории Октябрьского района.

5. Соблюдение законодательства Российской Федерации, законов и иных правовых актов Ханты – Мансийского автономного округа – Югры, органов местного самоуправления Октябрьского района в сфере архивного дела.

Функции Отдела

1. Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:

1.1. Организует хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, имеющих историческое, научное, экономическое, социальное и культурное значение и являющихся частью историко-культурного наследия Октябрьского района.

1.2. Осуществляет хранение и государственный учет документов, представляет в Службу по делам архивов Ханты – Мансийского автономного округа – Югры по установленным формам сведения о хранящихся в архиве фондах.

1.3. Принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.

1.4. Разрабатывает и, по согласованию со Службой по делам архивов Ханты – Мансийского автономного округа – Югры, представляет на утверждение заместителю главы администрации Октябрьского района по социальным вопросам списки учреждений, организаций и предприятий (источников комплектования), документы которых подлежат передаче в муниципальный архив, ведет систематическую работу по уточнению этих списков, организует отбор и осуществляет прием документов на хранение.

1.5. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве.

1.6. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к фондам архива с целью оперативного использования содержащейся в них информации.

1.7. Информирует органы местного самоуправления, иные организации района о составе и содержании документов архива по актуальной тематике, исполняет их запросы.

1.8. Использует документы в социально-экономических и культурно-просветительских целях на выставках, радио и телевидении, в периодической печати, в установленном порядке представляет документы архива органам местного самоуправления, организациям и гражданам с целью их научного и практического использования.

1.9. Исполняет запросы, поступающие от организаций и граждан, тематического и социально-правового характера, выдает архивные справки, выписки, копии документов.

1.10. Оказывает методическую и практическую помощь ведомственным архивам по вопросам организации документов в сфере делопроизводства организаций источников комплектования муниципального архива, оказывает содействие организациям всех форм собственности, расположенным на территории Октябрьского района, в сохранении, комплектовании и использовании документов их архивов.

1.11. Информирует заместителя главы администрации Октябрьского района по социальным вопросам и Службу по делам архивов Ханты – Мансийского автономного округа – Югры о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в организациях, других нарушениях законодательства Российской Федерации и автономного округа в сфере архивного дела.

1.12. Проводит мероприятия по улучшению работы архивов в организациях, внедрению системы делопроизводства и унифицированных систем документации, изучает и обобщает опыт работы ведомственных архивов, проводит семинары, консультации по вопросам архивного дела.

1.13. Рассматривает и представляет на утверждение (согласование) экспертно-проверочной методической комиссией Службы по делам архивов Ханты – Мансийского автономного округа – Югры, поступившие от источников комплектования номенклатуры дел, описи дел постоянного хранения и по личному составу.

1.14. Рассматривает и согласовывает экспертной комиссией архивного отдела (далее –экспертная комиссия) номенклатуры дел и описи дел по личному составу организаций не источников комплектования муниципального архива. Положение и состав экспертной комиссии утверждается распоряжением администрации Октябрьского района.

1.15. Внедряет в практику работы отдела нормативно-методические документы по архивному делу и делопроизводству, автоматизированные технологии обработки и поиска документной информации.

1.16. Рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции Отдела.

2. Отдел одновременно выполняет функции архива (архив документов постоянного хранения и архив документов по личному составу) и хранит:

2.1. Документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в деятельности органов местного самоуправления Октябрьского района, включая фонды муниципальных образований городских и сельских поселений, муниципальных учреждений, организаций и предприятий.

2.2. Документы юридических и физических лиц, в том числе документы личного происхождения, семейные архивы, документальные коллекции, воспоминания лиц, деятельность которых связана с историей района, поступившие на законном основании в муниципальную собственность.

2.3. Фотокиновидеодокументы, отображающие прошлое и настоящее Октябрьского района.

2.4. Документы по личному составу ликвидированных муниципальных учреждений, организаций и предприятий, не имеющих правопреемников.

3. Предоставляет муниципальную услугу (функцию) по организации исполнения запросов граждан и организаций по документам архивных фондов.

4. Осуществляет отдельные государственные полномочия по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты – Мансийского автономного округа – Югры, находящихся на территории муниципального образования Октябрьский район, в соответствии с Законом Ханты – Мансийского автономного округа – Югры от 18.10.2010 № 149-оз «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Ханты – Мансийского автономного округа – Югры отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты – Мансийского автономного округа – Югры», постановлением администрации Октябрьского района от 11.02.2011 № 211 «Об уполномоченном органе».

5. Отдел может принимать на основе договоров, заключенных с собственниками документов (конкурсными управляющими), на хранение документы по личному составу ликвидированных учреждений, организаций, предприятий всех форм собственности, не имеющих правопреемников.

6. На основании Закона Ханты – Мансийского автономного округа – Югры от 07.06.2005 № 42-оз «Об архивном деле в Ханты – Мансийском автономном округе – Югре» архивные документы, созданные до 27.03.1996 и хранящиеся в муниципальном архиве Октябрьского района, являются собственностью муниципального образования Октябрьский район.