Отдел делопроизводства и контроля администрации Октябрьского района

Адрес: 628100, пгт. Октябрьское, Ханты-Мансийский автономный округ-Югра, ул. Калинина, 39

№ кабинета	Должность	ФИО	Телефон	E-mail
каб. 203	Заведующий отделом	Дунаева Айбениз Вагифовна	(34678) 2-80-16	adm@oktregion.ru
каб.207	Заместитель заведующего отделом	Долингер Евгения Валерьевна	(34678) 2-80-94	odp@oktregion.ru

Основными задачами отдела делопроизводства и контроля являются:

2.1. Организация общего делопроизводства в администрации района в соответствии с правовыми актами администрации Октябрьского района, инструкцией по делопроизводству в администрации Октябрьского района, унифицированной системой организационно-распорядительной документации (ГОСТ Р.6.30-2003).

2.2. Осуществление правового регулирования в сфере делопроизводства, охраны труда и документационного обеспечения деятельности администрации Октябрьского района.

2.3. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию системы делопроизводства и документационного обеспечения деятельности администрации Октябрьского района.

2.4. Документационное обслуживание совещаний, проводимых с участием главы Октябрьского района или лица его замещающего.

2.5. Исполнение полномочий, предусматривающих организацию предоставления муниципальных нормативных правовых актов администрации Октябрьского района и дополнительных сведений для формирования регистра муниципальных нормативных правовых актов ХМАО-Югры.

2.6. Осуществление контроля за своевременным выполнением правовых актов государственных органов исполнительной власти Ханты - Мансийского автономного округа - Югры, правовых актов администрации Октябрьского района, входящей и внутренней корреспонденции, протокольных поручений (далее - документы) главы Октябрьского района или лица его замещающего.

2.7. Осуществление работы с Системой автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО»), формирование электронной базы данных этого программного комплекса.

2.8. Проведение экспертизы ценности документов, организация работы экспертной комиссии (далее - ЭК) администрации Октябрьского района.

2.9. Организация методической помощи структурным подразделениям администрации района в работе с документами.

2.10. Организация работы по охране труда в администрации Октябрьского района.

Функции отдела делопроизводства и контроля

Отдел делопроизводства и контроля в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:

3.1. Работа со служебной корреспонденцией:

- прием, регистрация, учет, передача исполнителям и организация отправки корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе полученной по специальным средствам связи;

- подготовка на рассмотрение главы Октябрьского района, его заместителей полученной корреспонденции;

- осуществление контроля за оперативным прохождением, оформлением и исполнением в установленные сроки документов, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов;

- предоставление еженедельных, ежеквартальных сведений о состоянии исполнительской дисциплины работниками администрации Октябрьского района;

- ведение учета поступившей и исходящей корреспонденции путем занесения информации в СЭД«ДЕЛО»;

- ведение регистрации поступивших законов Думы Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, постановлений Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, распоряжений Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в ;

- ведение и сопровождение локальных классификаторов СЭД«ДЕЛО»;;

- формирование статистических отчетов через выходные формы программы СЭД«ДЕЛО» ;

3.2. Организация делопроизводства в администрации района:

- разработка и внедрение инструкций, методических рекомендаций, положений и других документов по делопроизводству и документационному обеспечению деятельности администрации Октябрьского района и контроль за их исполнением;

- оказание консультативной, методической помощи в организации делопроизводства структурным подразделениям администрации Октябрьского района;

- участие в разработке мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, внесение предложений по сокращению документооборота, унификации форм документов;

- организация и проведение семинаров, совещаний по вопросам организации делопроизводства с работниками администрации Октябрьского района;

- обеспечение учета и ведомственного хранения законченных делопроизводством дел и документов администрации Октябрьского района, оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения, по личному составу в соответствии с действующими правилами, и передача их в архивный отдел администрации Октябрьского района;

- организация экспертизы ценности документов, составление годовых разделов описей дел постоянного срока хранения, дел по личному составу; составление актов о выделении дел к уничтожению с истекшими сроками хранения;

- разработка и составление сводной номенклатуры дел администрации Октябрьского района;

- организация работы ЭК, составление протоколов ЭК администрации Октябрьского района.

3.3. Работа с постановлениями и распоряжениями администрации Октябрьского района:

- осуществление регистрации и учета принятых постановлений и распоряжений администрации Октябрьского района в СЭД «ДЕЛО»;

- осуществление тиражирования и рассылки принятых постановлений и распоряжений администрации Октябрьского района согласно листу рассылки, оформленному исполнителем;

- выдача по заявлениям копий постановлений, распоряжений администрации Октябрьского района;

- организация справочно-информационной работы по постановлениям и распоряжениям администрации Октябрьского района, хранящимся в отделе делопроизводства и контроля;

- осуществление предоставления сведений в Управление государственной регистрации нормативных правовых актов Аппарата Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры подлежащих включению в регистр муниципальных нормативных правовых актов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры;

- осуществление предоставления информации о нормативных правовых актах, включая сведений о внесении в них изменений, признании утратившими силу, принятых администрацией Октябрьского района, для размещения на официальном веб-сайте Октябрьского района, в справочно - поисковой системе Консультант – Плюс, на внутреннем ресурсе администрации Октябрьского района, в официальном сетевом издании «октвести.ру»;

- осуществление отправки нормативных правовых актов администрации Октябрьского района в прокуратуру Октябрьского района для проведения антикоррупционной экспертизы;

- осуществление предоставления муниципальных нормативных правовых актов администрации Октябрьского района, регулирующих правоотношения в сфере деятельности воздушного, внутреннего водного транспорта в Сургутскую транспортную прокуратуру для проведения антикоррупционной экспертизы.

3.4. Работа по исполнению законов Думы Ханты-Мансийского автономного округа-Югры, правовых актов Губернатора и Правительства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, решений протокольных поручений и поручений Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, администрации Октябрьского района:

- осуществление организации текущего и оперативного контроля за исполнением правовых актов с использованием СЭД «ДЕЛО» ;

- осуществление организации контроля за исполнением протокольных поручений и поручений Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры;

- осуществление учета, проведение анализа исполнения документов по срокам и конкретным исполнителям;

- осуществление переноса сроков исполнения документов, а также сроков исполнения заданий и поручений по документам;

- осуществление рассылки контрольных карт исполнителям и принятие ответов от них о проделанной работе;

- осуществление формирования дел по документам, поставленным на контроль;

- осуществление подготовки обобщенных справок, информаций по исполнению правовых актов Губернатора, Правительства Ханты-Мансийского автономного округа-Югры, администрации Октябрьского района.

3.5. Организация работы в сфере охраны труда:

- осуществление разработки Положения об организации работы по охране труда в администрации Октябрьского района;

- осуществление проведения специальной оценки рабочих мест по условиям труда в администрации Октябрьского района.

- осуществление проведения обучения работников администрации Октябрьского района по охране труда и проверке знаний требований охраны труда;

- осуществление разработки и утверждения перечня и порядка разработки инструкции по охране труда на каждое рабочее место в администрации Октябрьского района;

- осуществление разработки и утверждения инструкций по охране труда на каждое рабочее место работников администрации Октябрьского района;

- осуществление оформления и ведения журналов учета инструкций и учета выдачи инструкций, журналов по расследованию несчастных случаев на производстве;

- осуществление учета инструкций по охране труда и учета выдачи инструкций в администрации Октябрьского района;

- осуществление разработки планов мероприятий по предупреждению несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;

- осуществление разработки программ, инструктажей по охране труда в администрации Октябрьского района (вводных, первичных на рабочих местах, целевых, внеплановых);

- осуществление проведения инструктажей по охране труда в администрации Октябрьского района согласно периодичности;

- осуществление обеспечения специальной одеждой, обувью, средствами индивидуальной защиты работников администрации Октябрьского района, занятых с вредными условиями труда.

3.6. Организационно-техническое обеспечение делопроизводства:

- осуществление учета прокси–карт, печатей, штампов администрации Октябрьского района и контроль за их использованием и хранением.

- организация изготовления, копирования и оперативного тиражирования документов;

- выполнение поручений главы Октябрьского района, заместителей главы администрации Октябрьского района, связанных с брошюровочно-переплетными работами малотиражных и малообъемных изданий.

3.7. Осуществление оформления заявок на проведение закупок на поставку необходимых товаров, оказание услуг, выполнения работ для нужд администрации Октябрьского района.

3.8. Осуществление ведения учета материальных ценностей в соответствии с действующим законодательством о бухгалтерском учете.

3.9. Подготовка плана - графика по размещению заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд администрации Октябрьского района.

3.10. Оформление подписки на периодические печатные издания для структурных подразделений администрации Октябрьского района.

3.11. Осуществление размещения информации о работе администрации Октябрьского района на информационных стендах, установленных в здании администрации Октябрьского района и иных отведенных для этих целей местах.

3.12. Осуществление предоставления информации пользователям информацией по их запросу о деятельности главы Октябрьского района и администрации Октябрьского района.

3.13. Осуществление контроля за реализацией права граждан (физических лиц), в том числе представителей организаций (юридических лиц), общественных объединений, государственных органов и органов местного самоуправления присутствовать на заседаниях коллегиальных органов администрации района.

3.14. Осуществление представления информации о деятельности главы Октябрьского района и администрации Октябрьского района для размещения на официальном веб-сайте Октябрьского района.

3.15. Осуществление документационного обслуживания совещаний, проводимых с участием главы Октябрьского района или лица его замещающего, подготовка протоколов по ним.